RHETORIK

uns Präsentation

Präsentationen planen und vorbereiten

*

*

Berliner Novelle
0% Complete
10 of 50,000 words
...
Führungskräfte aus der Finanz- und Versicherungsbranche beklagen sich über die Medienkompetenz ihrer Mitarbeiter. Größtes Manko scheint die Rhetorik zu sein, gefolgt von Kompetenzen bei der Gestaltung von Präsentationen. Nichts scheint demotivierender, als schlechte Powerpoint-Folien.

 

Dabei sind repräsentative Vorträge immer noch essenziell wichtig, um Ergebnisse und Produkte vorzustellen oder zu vermitteln.

 

Ziele und Struktur

 

Wer selbstkritisch und strukturiert vorgeht, kann die häufigsten Fehler bei seiner Präsentation vermeiden und seine Botschaften und Inhalte überzeugend darstellen. Das größte Missverständnis: Präsentationen dienen nicht als eigene Gedankenstütze oder als Textvorlage für den Vortrag. Eine Präsentation sollte sich auf die wichtigsten Fakten, Zahlen und Information beschränken, um dem Publikum etwas Greifbares zu bieten. Das setzt eine gründliche Vorbereitung voraus.

 

Die zwei Seiten einer Präsentation

 

Für die Vorbereitung einer gelungenen Präsentation sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Dabei dürfen zwei Komponente nicht vergessen, bei der Vorbereitung jedoch getrennt werden – der rhetorische Teil sowie der visuelle Teil einer Präsentation. Der rhetorische Teil ist der Inhalt der Rede – von der Begrüßung über die einzelnen Abschnitte bis zur Verabschiedung. Der visuelle Teil (der sich meist im Rücken des Vortragenden abspielt) unterstützt den rhetorischen Teil durch vereinfachte Darstellungen, Zusammenfassungen und den wichtigsten Botschaften. Beide Komponenten sollten sich gegenseitig stützen und auch entsprechend geplant werden.

 

Ziele visualisieren

 

Wichtigste Frage dabei vor der Planung: Welche Ziele verfolgt die Präsentation und welche Inhalte sollen vermittelt werden. Und schließlich: Wie können die Inhalte vermittelt werden, um beim Publikum nachhaltig Eindruck zu hinterlassen. Reine Fakten sind dabei ungenügend. Denn mit den Informationen sollten auch Erkenntnisse und gewünschte Handlungsanweisungen vermittelt werden. Die nackten Zahlen einer Geschäftsentwicklung sind zu wenig – wichtig ist, die Bedeutung dieser Zahlen für Vertrieb oder Strategie hervorzuheben. Das Publikum muss von den Zielen der Präsentation überzeugt werden.

 

Keine Langeweile

 

Diese Ziele geraten aus dem Fokus, wenn die Präsentation zu lange ist oder durch Ausführlichkeit und Wiederholungen langweilt. Das „Sterben“ einer Präsentation beginnt nach 45 Minuten. Eine optimale Vortragsdauer sollte deshalb selten länger als 20 Minuten dauern. Schließlich sollte auch mit Zwischenfragen und eventuellen Fragerunden im Anschluss der eigentlichen Präsentation gerechnet werden. Diese Diskussionspuffer müssen eingeplant werden.

 

Struktur und Gliederung

 

Die optimale Planung der Präsentation auf dem Papier sollte immer zwei Seiten im Blick haben: Der rhetorische Teil auf der linken Seite, der visuelle Teil auf der rechten Seite. Gegliedert werden beide Teile in inhaltlichen Abschnitten – vom Anfang oben zum Ende unten – ähnliche dem Storyboard eines Films. Dadurch entsteht die Struktur der Präsentation. Wichtig für den Eingangsabschnitt ist es, dem Publikum zu vermitteln, worum es geht.

 

Der didaktische Dreisatz

 

Der ehemalige amerikanische Präsident Barack Obama ist ein Meister des rhetorischen Vortrags. Wer seine Reden analysiert, erkennt seine Struktur sofort. Über seine Variationen des didaktischen Dreisatzes wurde sogar Bücher geschrieben. Für gelungene fachliche Präsentationen genügen drei Punkte ohne individuelle Kompositionen. Der Einstieg bietet dem Publikum einen Überblick über den Kern des Anliegens und provoziert damit bereits volle Aufmerksamkeit. Anschließend, im Kern der Präsentation, die Bezüge und Zusammenhänge, bzw. die Lösungsvorschläge, Ideen oder Strategieansätze. Der letzte Punkt ist eine kurze Zusammenfassung und die Essenz der Präsentation.

 

Folien bringen es auf den Punkt

 

Der visuelle Teil auf Folien sollte nicht vom Inhalt ablenken. Illustrationen und Karikaturen mögen den Autoren helfen, können aber das Publikum ablenken oder verwirren. Auf Texte sollte unbedingt verzichtet werden, denn ein lesendes Publikum kann schlecht zuhören. Die Folien sollten sich also nicht mit Details aufhalten, sondern nur über wichtige Stichworte oder Zahlen verfügen. Jede Folie sollte für das Publikum innerhalb von zwei bis fünf Sekunden erfasst werden – sollten ausführlichere Informationen wichtig sein, sollten die auf mehrere Folien verteilt werden.

Um weitere Ablenkung durch die Folien auszuschließen, muss ein einheitliches Design eingehalten werden – dazu gehören einheitliche Farben, Schriften (Typografie) und Grafiken. In Unternehmen sollte man sich an das bestehende Corporate Design halten. Dadurch entsteht Professionalität und Vertrauen.

 

© José Alejandro Cuffia – unsplash.com