Wie das Home Office effektiv funktioniert

Wie das Home Office effektiv funktioniert

Home Office kann zu einem Mangel an Kommunikation führen. Gerade in unflexiblen Krisensituationen kann die Zusammenarbeit über Bildschirme zu leichten Missverständnissen führen.

Wer aber bestimmte Voraussetzungen einhält, kann effektiv und produktiv im Home Office arbeiten.

Schriftliche Kommentare statt Zurufe und Gespräche

Ganz gefährlich ist die Bildschirmarbeit nach mündlichen Absprachen. Dabei sollen, Umfragen zufolge, rund 70 Prozent aller Arbeitsaufgaben mündlich erteilt werden. Doch nur die wenigsten werden auch umgesetzt. Weil andere Dinge, beispielsweise Mails, sich in den Vordergrund drängen und Mündliches schnell vergessen wird. Zwischen Mails und mündlichen Absprachen bewegen sich Projektmanagement-Tools. Dort werden, auf unterschiedlichsten Arten, Aufgaben festgelegt und definiert. Und können meistens auch in Echtzeit kommentiert werden. So weiß der Chef im Büro, woran seine Mitarbeiterin im Home Office gerade arbeitet. Und ist in der Lage, ihr wichtige Punkte mitzuteilen – Kommentare in der Aufgabe sind nachhaltiger als Zurufe und flüchtige Gedanken.

Messenger bieten Status-Updates

Im Home Office verlockt der natürlich vorhandene Freiraum in manchen Fällen, sich weitere Freiräume anzueignen. Kurz: Die Gefahr der Prokrastination ist auch im Home Office vorhanden, kann dort aber aufgrund nicht vorhandener sozialer Kontrollen ins Uferlose ausgeweitet werden. Dann kommt es plötzlich vor, dass der Mitarbeiter seine Prioritäten verliert oder, im schlimmsten Fall, überhaupt nicht mehr weiß, was zu tun ist. Gegen Kontrollverlust aufgrund räumlicher Trennung hilft regelmäßige Kommunikation. Vor und zum Ende eines Arbeitstages sollte sich mit dem Team ausgetauscht werden. Entweder über Messenger-Dienste, und/oder telefonisch. Messenger bieten die Möglichkeit, den eigenen Status für das Team anzuzeigen: So wird klar, wann ein Heim-Arbeiter Mittagspause macht, die Kinder von der Kita abholt oder dass er gerade nicht zu erreichen ist, weil er sich auf dem Klo aufhält.

Video-Chats pflegen soziale Kontakte

Wichtig bei der Kommunikation per Telefon und Messenger ist Klarheit. Trotz Smalltalk und der Aufrechterhaltung einer lockeren Arbeitsatmosphäre sollte Klartext eingehalten werden. Dass heißt, bestimmte Dinge zu Betriebsprozessen oder Projekten, sollten deutlich angesprochen werden. Messenger bieten die Möglichkeit, Screenshots oder Fotos in die eigenen Nachrichten einzubinden. Und wenn es dabei auf irgendeiner Seite an Verständnis fehlt, muss es direkt angesprochen werden. Auch das ist, wie auch der Face-to-Face Bildschirm-Chat mit den meisten Messenger möglich.

Kommunikationsdreieck beherrschen

Wer das Kommunikationsdreieck – Messenger – Mail – Videochat – beherrscht, kann effektiv im Home Office für Leistungen sorgen. Alles andere, wie die Ausstattung des Home Offices, der Ablenkung und eigenen Konzentration, liegt im Bereich des Mitarbeiters. Wichtig für Führungskräfte ist, die Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation voll zu nutzen und die Funktionsfähigkeit bei den eigenen Home-Office-Arbeitsplätzen sicher zu stellen.

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